（苏档发〔2010〕8号）
各市档案局、教育局，各高等学校：
为了全面加强我省高等教育档案工作，进一步提高各类高等学校档案管理规范化水平，不断增强服务科学发展的能力，省档案局、省教育厅依据档案法律法规和《高等学校档案管理办法》有关规定，于2009年7月至2010年1月对全省高等学校的档案工作进行了专项执法检查。
这次检查分为自检和抽查两个阶段。被列入检查的120多所高等学校，大多数按照执法检查的内容和要求，在规定的时间内报送了自检报告。在此基础上，省档案局、省教育厅组成6个检查组，对其中14所高等学校的档案工作分别进行了检查，现将有关情况通报如下。
一、高等学校档案工作取得的主要成绩
近年来，随着全省高等教育事业的持续发展和学校办学规模的扩大，我省各类高等学校的档案工作普遍得到了重视和加强，档案管理规范化程度和档案工作在服务高校自身建设、推动全省高等教育科学发展实践中，发挥了重要的基础性作用。
1、领导重视，档案工作普遍加强。南京大学等学校将档案工作纳入学校整体发展规划，努力促进档案工作与学校各项建设相协调，与办学规模相适应。南京师范大学提出“以信息化建设为龙头，全面推进档案工作与学校整体发展同步”的目标要求。连云港师范专科学校倡导“看学校科研水平，到图书馆；看校长管理水平，到档案馆”的两馆建设理念，将档案工作的高标准、高要求提升到一个新的认识层面。南京医科大学等学校成立由校长亲自挂帅、分管校长具体负责的档案工作领导小组，对全校档案工作进行协调指导和监督检查。常熟理工学院等学校进一步加强档案机构机制建设，确定人员编制，明确分管领导，落实责任部门，建立学校各部门紧密联系的档案工作网络。苏州大学加大对档案工作的投入，斥资二百万元用于档案馆建设和抢救重要珍贵档案。盐城工学院多次召开专门会议，研究落实档案用房和装具经费问题。南京航空航天大学、南京林业大学、南京师范大学、南京工程学院、南通大学等学校领导亲自过问档案工作，定期听取档案部门的工作汇报，帮助解决人、财、物方面的实际困难。
2、规范管理，各项制度得到落实。全省高等学校依据档案法律法规和《高等学校档案管理办法》有关规定，结合学校档案工作实际，制定一系列档案管理制度和落实各项工作职责，保证档案工作各个环节规范有序开展。扬州大学从文件材料收集归档、安全保管和有效利用等方面，全面加强制度建设，认真落实各项责任。苏州科技学院注重档案质量，制定归档文件年终考查制度，确保归档文件符合标准要求。泰州技术职业学院坚持年度互评互促工作制度，协同推进各系（部）档案工作整体水平的提高。南京大学制定档案信息化建设实施意见，推进全校档案管理现代化进程。南京医科大学制定部门发文和数码照片归档制度，确保电子文件同步归档的工作要求得到落实。中国矿业大学制定计算机网络安全管理制度，重点加强保密监管，保障档案信息安全。盐城工学院、常州工学院等将档案工作的政策法规、管理办法以及学校档案管理各项制度在校园网上公布，方便全校各院系档案人员学习贯彻。南京航空航天大学、无锡南洋职业技术学院等把档案法律法规及学校档案工作各项制度汇编成册，分发到各院系各部门，明确要求各专兼职档案人员在工作中对照落实，自觉遵守。
3、改善条件，安全保障有力有效。近年来，随着学校建设与发展，档案安全保障条件普遍得到改善。特别是部分学校从综合档案室转为档案馆成为学校直属机构以后，工作经费逐年增加，管理条件不断改善。部分学校抓住新校区建设有利时机，推动档案馆主体建设，各项设施和工作条件迈上新台阶。从总体看，全省各高等学校档案库房防盗、防火、防渍、防有害生物等安全防护设施设备基本到位，办公室、阅档室、库房“三分开”的工作要求和各项安全责任制度同步落实，保证了档案资料的实体安全和涉密信息安全。江苏科技大学牢固树立“安全第一，预防为主”的思想，强调“档案安全，责任重于泰山”，以事前防范为重点，明确责任，落实措施。南京航空航天大学在消防和安全方面加大投入，档案馆专门配置了固定的消防灭火设施，添置了红外报警和视频监控设备，为档案安全保管提供有力保障。南京师范大学将散放在三个校区多年的档案全部集中到仙林校区新档案馆，从根本上解决了档案的集中管理和安全保管问题。东南大学建立档案馆服务器双机互备及异地容灾系统，确保档案工作正常运行和数据安全。
4、多措并举，资源整合成效明显。教育部、国家档案局第27号令发布后，各高等学校认真按照相关要求，进一步加大文书、科技、会计、照片、实物等各门类档案的收集接收力度，采取多种措施，整合档案资源，优化档案结构。南京师范大学、江南大学等学校把学生档案、人事档案等其他存放在各部门保管的档案统一归入档案馆，实行集中管理。南京邮电大学等学校对散存在有关部门或者个人手中的重要档案文件材料进行登记备案，防止散失。江苏工业学院、泰州职业技术学院、盐城纺织职业技术学院、徐州医学院等许多学校实行档案工作“三纳入”和档案人员“四参加”的工作方法，确保各部门工作活动中形成的文件材料齐全完整、准确系统。南京工程学院、苏州科技学院采取主动上门指导和现场办公的举措，主动争取各部门对档案工作的支持和配合，促进文件材料及时完整归档，按时接收进库。
5、创新手段，信息化建设有序推进。多数高等学校适应信息技术发展要求，主动转变传统档案管理模式，运用现代化管理手段，加强档案信息化建设。南京大学、南京工业大学等学校将办公自动化系统与档案管理系统连接，保证电子文件100%在线归档。无锡商业职业技术学院等学校使用先进档案管理软件，实现文档异地修改、保存和资源共享。河海大学自主开发功能全面的档案管理系统，并将条形码技术和校园一卡通应用于档案库房管理和档案借阅程序，有效解决档案自动借阅和档案存址自动生成以及档案取放位置自动修正问题。南京信息工程大学自主研发“学位论文远程提交与检索系统”、“学校成绩翻译系统”等管理软件，获得国家计算机软件著作权。南京审计学院、盐城工学院等学校大力开展档案数据库建设，从利用率较高的学籍档案和保护重要珍贵档案入手，逐步推进馆（室）全部档案数字化目标的实现。南京理工大学等学校借助档案信息门户网站，实现在线查询。
6、强化服务，利用效益不断提升。全省各高等学校以“服务学生、服务教职工、服务学校中心工作”为重点，进一步加强档案开发利用，发挥档案在学校评估检查、重大活动庆典、举办陈列展览、编修校史校志、教学科研评奖、学生学历认证、教师职称评聘等工作中的参考、凭证作用。随着档案开发利用服务工作的深入开展，接待利用人次和查阅档案数量逐年攀升，学校档案机构的地位不断提升。江苏技术师范学院档案馆服务领导决策，为学校制定“十一五”发展规划提供重要的相关数据。南京大学、东南大学等校依托档案馆，建立实体和网上两种形式的校史馆，成为弘扬学校传统文化、宣传学校发展历史和师生爱校教育的重要阵地。南京林业大学等学校充分利用档案资源，适时举办校园风采图片展、校风建设成果展等宣传教育活动，大力营造蓬勃向上、积极进取的校园氛围。淮阴工学院在一起民诉案件中，发挥档案凭证作用，为学校避免直接经济损失10万元。江苏大学积极创新档案服务方式，拓展档案服务领域，在重点服务学校师生的同时，开设电函和远程利用服务项目，主动为社会提供档案利用服务。
二、全省高等学校档案工作存在的主要问题
从检查的总体情况看，全省高等学校档案工作整体水平有了新的提高，档案管理规范化程度有了明显提升，但仍然存在一些薄弱环节和需要改进的方面。少数高等学校对档案工作的重要性认识不足，意识不强，重视不够；个别学校甚至未将档案工作纳入学校整体发展规划，未将档案馆建设列入新校区总体建设方案，依法管档的自觉性和责任感有待进一步加强。一些建校时间长、办学规模大、档案数量多，符合27号令规定条件的学校，至今尚未成立档案馆；有的学校虽然设立了档案馆，但级别建制偏低，人员偏少，难以适应学校又好又快发展的需要。少数学校档案用房面积过小，基础设施陈旧简陋。个别学校档案馆安置在过渡用房，安全意识不强，必要的防护措施不到位，特别是临时存放档案的场所有着明显的安全隐患。在档案管理模式上，部分学校没有按照规定要求和档案工作原则对学校各院系、各部门产生的各类档案实行集中统一管理，直接影响学校档案资源的有效整合和安全管理。档案信息化在少数学校相对滞后，与数字化校园建设同步发展不相适应。部分学校档案编研工作不适应学校发展需要，编研层次不高、编研精品不多的情况较为普遍。这些问题需要引起足够重视，采取切实有效措施加以解决。
三、对加强和改进全省高等学校档案工作的建议
根据检查情况，对加强和改进全省高等学校档案工作提出如下建议：
1、进一步提高对高等学校档案工作重要性的认识。做好新形势下高校档案工作，是学校的一项重要基础性工作，是学校精神文明建设的迫切需要，也是学校坚持科学发展观的需要。各高等院校要高度重视档案工作，从学校建设和发展的全局对档案工作进行宏观的战略性思考，强化档案意识，增强做好档案管理工作的现实责任感和历史使命感。要进一步提升档案工作的组织程度，实行校长领导，明确工作职责，真正将档案工作纳入学校整体发展规划，将档案馆建设列入新校区总体建设方案。
2、建议一些建校时间长、办学规模大、档案数量多的学校，抓紧成立档案馆，并明确档案馆的级别建制，加强档案人员队伍建设，适应新时期高等学校建设发展要求。
3、切实加强学校档案基础设施建设。档案库房面积过小、基础设施陈旧简陋的学校，要抓紧迁移或改造。要强化安全意识，将必要的防护措施落实到位。要保证学校档案事业所需设备以及经费。
4、加强档案信息化建设。将档案信息化建设纳入学校数字化整体规划，以档案的信息资源为核心，以档案的网络建设为基础，以扩大档案信息资源的开发利用为目标，加快档案信息化建设的设施建设，加快数据库的建设，加强标准和规范的管理，并积极探索实现档案信息化建设和学校校务政务建设有效衔接的途径。
5、加强学校档案编研工作。进一步加强出版档案史料和公布档案工作，提高编研层次，多出编研精品，以适应学校发展需要。
希望全省各类高等学校以这次专项执法检查为契机，进一步提高对档案工作重要性的认识，自觉增强依法做好档案工作的责任感，认真依照档案法律法规和《高等学校档案管理办法》以及《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》的相关要求，以改革创新的精神，在新的起点上进一步推动高等学校档案工作科学发展，努力将我省高等学校档案工作提高到一个新水平，为办好人民满意的高等教育提供有力有效的服务。
江苏省档案局 江苏省教育厅
二○一○年二月二十五日