第一章 总 则
第一条 为了加强和规范学校档案工作，不断提高档案管理工作水平，有效保护和充分利用档案，发挥档案在学校教学、科研、管理等各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法所称的档案，是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条 档案工作是学校重要的基础性工作，学校将之纳入整体发展规划。学校和部门的各项工作与档案工作实行“三纳入”、“四同步”管理，即将档案工作纳入工作计划、纳入议事日程、纳入岗位职责，在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。学校评优和工作检查中要有档案工作考核指标和一定的权重。
第四条 学校各类档案实行集中统一管理，档案工作所需经费单独立项，列入学校预算，统筹解决。
第五条 学校有计划地为档案馆配置复印、录音、照相、录像、防盗、防火、恒湿、恒温等设备，做到办公、阅览、库房“三分开”，实现档案电子计算机管理，加强档案数字化建设，保障档案信息化建设与数字化校园建设同步进行。
第二章 体制与机构设置
第六条 学校成立档案工作委员会，由校长任主任，领导全校档案工作。
第七条 学校设立档案馆，隶属于校长办公室，统一管理学校档案工作，对全校档案工作进行监督、检查和指导。
第八条 学校正式设置的部门、单位为归档文件整理单位。各部门、单位要明确一名负责人分管档案工作，并配备一至二名专（兼）职档案人员，负责本部门档案材料的收集、整理、立卷和移交工作。
第三章 档案工作的任务
第九条 档案馆的基本任务：
l.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；
2.制订学校档案工作办法和规章制度，并负责监督、检查和指导执行情况；
3.负责接收、整理、鉴定、统计、保管各类档案及有关资料，维护档案的完整与安全；
4.编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；
5.组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
6.开展档案的开放和利用工作；
7.开展学校档案工作人员的业务培训；
8.利用档案开展多种形式的档案宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；
9.开展档案学术研究和交流活动。
第十条 归档文件整理单位的工作任务：
1.认真执行档案管理的法律、法规和学校档案工作的规章制度；
2.负责本部门、单位文件材料的形成积累、整理组卷、归档移交等工作，保证归档材料的原始性、完整性、准确性、系统性；
3.主动接受上级档案部门的业务指导和督促检查，及时向档案馆移交档案；
4.做好保密工作，确保档案材料的安全。
第四章 档案工作人员
第十一条 学校档案工作人员必须认真执行党和国家的路线、方针、政策，热爱档案事业，忠于职守，严守机密，具备档案业务知识和一定的科学文化知识，全心全意做好服务工作。
第十二条 档案馆工作人员、各部门专职档案人员或以档案工作为主的兼职人员，均属档案专业技术人员，经学校批准可按人事部《档案专业人员职务试行条例》，评聘档案专业技术职务。
第十三条 档案工作人员因工作变动、退休等原因离岗之前，要严格履行交接手续，手续完备，方可离岗。
第五章 档案的管理
第十四条 学校建立健全档案工作检查、考核、评估制度，并纳入招生、教学、科研、管理等工作之中，明确岗位职责，强化责任意识。
第十五条 学校实行文件材料形成部门、课题组立卷归档制度。各部门、单位专（兼）职档案员和课题组专门人员负责立卷工作，立卷人员按文件材料的自然形成规律，加以系统整理、编排页号和件号、填写卷内目录，经部门、单位和课题组分管档案工作的领导检查合格后向档案馆移交，档案馆检查验收合格后办理相关手续。
第十六条 学院对科研成果产品试制、基建工程、重要仪器设备等进行鉴定、验收时，必须有档案人员参加，有关部门应会同档案馆对应归档的文件材料加以审查并签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予验收，不予上报成果。
第十七条 学校实行纸质档案和电子档案同步归档。文件材料的归档范围是：
1.党群类
主要包括学校党委、党委各部门、各民主党派、群众团体等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；工作计划、总结；上级机关和学校关于党群管理的文件材料。
2.行政类
主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；工作计划、总结；上级机关和学校关于人事管理、行政管理的文件材料。
3.学生类
主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织记录、毕业生登记表等。
4.教学类
主要包括教学管理、教学实践和教学研究等活动形成的文件材料。
5.科研类
主要包括学校教师、科技人员从事科研活动各阶段中形成的文件材料，不含非职务活动中产生的科研文件材料。
6.基本建设类
主要包括学校建设教学、实验、办公、生活等用房形成的文件材料，房屋改建和维修形成的文件材料和隐蔽工程、设施的文件材料。
7.仪器设备类
主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
8.产品生产类
主要包括学校在产、学、研过程中形成的文件材料、样品或样品照片、录像等。
9.出版物类
主要包括学校编辑出版的学报和其他学术刊物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。
10.外事类
主要包括学校有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的外籍、港澳台专家和教师在教学、科研及其他有关活动中形成的文件材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或港澳台专家、教师、国际学生、港澳台学生等材料；授予中外学者、著名社会活动家名誉职务的有关材料。
11.财会类
主要包括学校各会计核算单位在会计活动中形成的财务帐簿、凭证、报表等材料。
第十八条 学校档案归档时间：
1.按自然年度归档的，其文件材料应在次年6月底前归档；
2.按学年度归档的，其文件材料应在次学年度寒假前归档；
3.科研类、基建类等档案，应在项目完成后三个月内归档；
4.会计年度终了形成的财会档案，可暂由财务部门保管使用一年后，编造清册向档案馆移交。
第十九条 学校与其他单位分工协作完成的项目，应至少保存一整套档案。
第二十条 学校各部门、各单位或个人对其从事教学、科研、管理等职务活动形成的各种载体形式的文件材料，必须按照规定向档案馆移交，集中管理，任何部门或个人不得据为己有。
对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，档案馆可通过征集、代管等形式进行接收。个人向学校捐赠档案的，学校应给予奖励。
第二十一条 档案馆要对档案进行分类、编目、排列和统计。各类档案的分类编号方法另行规定。档案馆要做好档案相关统计，按规定向上级主管部门和业务指导部门报送档案工作基本情况统计表。
第二十二条 加强档案的安全保管工作。要有防盗、防火、防光、防虫、防潮、防霉等安全措施，特别要防止泄密事件的发生和档案实体的遗失。预防档案的自然损坏，对已破损和字迹褪色的档案，应及时抢救。
第二十三条 档案馆应建立档案销毁工作制度。对保管期限已满的档案进行鉴定，经鉴定小组核实确已失去保存价值的档案，造册登记并报分管校领导批准后，按规定销毁。
第六章 档案的利用与公布
第二十四条 学校档案馆应按照国家有关规定公布档案，其他任何组织或个人无权公布学校档案。涉及国家秘密、技术专利、个人隐私或学校规定限制的档案，不得对外公布。
第二十五条 凡持有合法证明的单位或合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可利用已公布的档案。
第二十六条 查阅、摘录、复制未开放的档案，应经档案馆负责人批准。涉及未公开的技术问题，应经档案形成单位或个人同意，必要时报分管领导审查批准。需要利用的档案涉及国家秘密或者学校重大问题，应经学校保密委员会批准。
第二十七条 重要的珍贵档案资料，一般不提供原件利用。如有特殊需要，应当经档案馆负责人批准。
档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。加盖档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。第二十八条 档案馆应当通过出版档案史料、举办档案展览等方式，积极开展档案编研和档案宣传工作。
第七章 奖励与处罚
第二十九条 学校对在档案工作中作出下列贡献的单位或个人，给予表彰与奖励：
1.在档案的收集、整理、利用工作中做出显著成绩的；
2.在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；
3.在档案研究及档案史料研究工作中做出显著成绩的；
4.将重要的或珍贵的档案捐赠给学校档案馆的；
5.同违反档案法律法规行为作斗争，表现突出的。
第三十条 有下列行为之一的，学校应对直接负责的主要人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法部门依法追究刑事责任。
1.玩忽职守，造成档案损坏、丢失或擅自销毁档案的；
2.违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；3.涂改、伪造档案的；
4.不按规定归档、拒绝归档或将档案据为己有的；
5.其他违反档案法律法规的行为。
第八章 附 则
第三十一条 本办法由校长办公室（档案馆）负责解释。
第三十二条 本办法自2010年1月1日起执行。原《盐城工学院档案管理办法》（盐工[1997]243号）同时废止。