各二级学院，各部门、单位：

为做好2023年度形成文件材料收集、整理和归档工作，现将有关事项通知如下：

一、归档范围

按照《盐城工学院文件材料部门归档范围、保管期限、分类表》的要求执行，文件内容可从校档案馆网页“管理规定—规章制度”中下载。

2023年度归档文件材料是二级学院、部门单位当年工作的历史记录，各二级学院、部门单位要认真对照归档范围，并结合工作特点做好收集，确保具有保存价值的文件材料全部归档。各二级学院、部门单位除收集和整理普通的纸质文件材料外，对非个人所有的具有保存价值的照片、光盘、证书、奖牌、奖杯、礼品、纪念品、字画、印章等特殊载体，特别是受校外表彰的材料、实物和毕业生合影，要作为收集归档的重点，加大收集力度。各二级学院、部门单位2023年度形成红头文件电子件按照文号、其他有保存价值的电子文件按照时间顺序刻录成光盘归档。

二、工作流程

形成文件材料的收集、整理、归档工作程序：工作布置→归档单位分解任务→归档单位收集、整理→移交档案馆初查→档案信息录入数据库→档案馆复查→打印目录→交接双方办理归档交接手续。

形成文件材料的收集、整理、归档工作原则：二级学院、部门单位收集整理，档案馆指导立卷归档，二级学院、部门单位负责档案目录信息录入数据库，档案馆审核后办理交接。

三、时间安排

各二级学院、部门单位向档案馆移交文件材料的时间见附件，移交的文件材料经档案馆初查后，进行档案目录信息录入数据库，2024年10月底前完成信息录入及交接。

附件：文件材料移交档案馆时间安排表

校长办公室

2024年3月25日

附件：

文件材料移交档案馆时间安排表